Dành một phút lập kế hoạch bạn sẽ tiết kiệm được mười phút thực hiện.
Mục đích của việc lập kế hoạch chiến lược trong một công ty là sắp xếp và thiết kế lại các hoạt động và các nguồn của công ty để tăng "vốn khứ hồi," hay sự thu hồi tiền đầu tư và làm việc trong một công ty.
Mục đích của "việc lập kế hoạch chiến lược cá nhân" là giúp bạn tăng "khứ hồi sức lực" của mình, sự thu về từ vốn tinh thần, thể chất, cảm xúc và thần kinh mà bạn đã đầu tư trong cuộc đời bạn và nghề nghiệp của bạn.
Một phút bạn dành ra cho việc lập kế hoạch cho các mục tiêu, hoạt động, và thời gian của bạn trước sẽ tiết kiệm cho bạn mười phút công việc mà bạn phải thực hiện đối với những kế hoạch đó. Vì thế, sự lập kế hoạch trước một cách cẩn thận sẽ mang lại cho bạn 10 lần, một ngàn phần trăm sự đầu tư sức lực của bạn về cảm xúc, thể chất và tinh thần.
Bạn chỉ mất từ 10 đến 12 phút để lập kế hoạch một ngày cho bạn. Sự đầu tư 10 đến 12 phút này sẽ tiết kiệm cho bạn 100 đến 120 phút thực hiện. Đây là một sự gia tăng về thời gian hữu ích xấp xỉ hai giờ một ngày, hay 25% tăng về sản lượng hay khả năng thực hiện, trong ROE, từ ngày đầu tiên bạn bắt đầu lập kế hoạch trước cho một ngày.
Chìa khóa đối với năng suất cá nhân là bạn sử dụng một chiếc máy lập kế hoạch về thời gian tốt. Hầu như bất kì chiếc máy lập kế hoạch nào cũng có tác dụng nếu bạn đặt ra kỉ luật cho bản thân mình sử dụng nó như cốt lõi của hệ thống quản lý thời gian của bạn. Ngày nay, có nhiều ứng dụng, công cụ trực tuyến có thể cho phép bạn lập kế hoạch thời gian của bạn với hiệu năng lớn hơn bất cứ thời điểm nào có thể trong quá khứ.
Bắt đầu bằng một danh sách chính như là nền móng của kế hoạch thời gian của bạn. Viết ra mọi thứ mà bạn có thể nghĩ đến mà bạn sẽ cần làm trong tương lai không xác định. Khi các ý tưởng, các mục tiêu, và các trách nhiệm phát sinh, viết chúng vào danh sách chính của bạn. Đừng tin vào trí nhớ của bạn.
Lập kế hoạch mỗi tháng trước bằng cách chuyển các mục từ danh sách chính của bạn vào danh sách tháng của bạn. Điều này được làm tốt nhất vào tuần cuối cùng của mỗi tháng.
Lập kế hoạch trước cho mỗi tuần bằng cách chuyển các mục từ danh sách tháng vào danh sách tuần của bạn. Điều này được làm tốt nhất vào cuối tuần trước
Lập kế hoạch mỗi ngày trước bằng cách chuyển các mục từ danh sách tuần của bạn vào danh sách ngày và sau đó thêm những việc cần phải làm cho ngày hôm đó. Điều này được làm tốt nhất là vào đêm hôm trước.
Lập kế hoạch cho mọi dự án, cuộc họp, và mục tiêu một cách chi tiết trước khi bạn bắt đầu. Chính hành động lập kế hoạch sẽ giúp bạn suy nghĩ tốt hơn và chính xác hơn về mọi việc bạn làm. Bạn càng suy nghĩ nhiều và lập kế hoạch cho một việc, trên giấy, bạn càng thực hiện được việc đó nhanh hơn và có hiệu quả hơn khi bạn bắt đầu.
Việc lập kế hoạch thường xuyên đảm bảo rằng bạn dành nhiều thời gian hơn cho các hoạt động có giá trị cao hơn. Điều này làm tăng hiệu quả và khả năng của bạn trong mọi việc bạn làm. Có lẽ nguyên tắc quan trọng nhất trong tất cả đó là bạn hãy "nghĩ trên giấy!"
Làm việc theo danh sách. Luôn viết ra những nhiệm vụ và các hoạt động của bạn trước khi bạn bắt đầu. Sử dụng danh sách này như kế hoạch chi tiết của bạn.
Nguyên tắc 5 phút đồng hồ
Chỉ dành ra 5 phút để lập kế hoạch cho cả một ngày. Bạn hãy viết ra giấy tất cả mọi việc cần làm, quyết định chính xác
những đầu việc quan trọng để ưu tiên đưa lên đầu.
Nguyên tắc 1 phút mỗi giờ
Một phút lơ lễnh trong công việc bạn có thể tạo ra rất nhiều nguy cơ. Khi nói tới nguyên tắc này, chúng ta đề cao vai trò của sự tập trung.
Đôi khi người ta thường bỏ qua những biện pháp để có thể hình thành tính tập trung cho công việc vì cho rằng nó quá phiền phức thế nhưng nếu nó tốt cho bạn, cho công việc của bạn thì sao?
Chẳng có lý do gì để không làm cả. Ngay cả khi bạn đặt hẹn giờ với tất cả các thiết bị ở xung quanh như đồng hồ, máy tính, điện thoại,... để chúng kêu lên mỗi giờ mỗi phút. Tiếng kêu đó có thể thúc đẩy tâm trí của bạn ý thức thật sâu vào công việc.
Mỗi lần chuông reo, nhớ hít thở sâu và nhìn lại bản kế hoạch và tiến trình công việc của mình để tự hỏi xem bản thân đã sử dụng một giờ đồng hồ vừa rồi thực sự có ích hay chưa. Đó là cách bạn đang quản lý công việc theo thời gian và cũng là một ông chủ lớn của thời gian.
Nguyên tắc 5 phút cho sự kết thúc ngày làm việc
Tương tự như 5 phút vạch ra kế hoạch mỗi ngày, bạn cần tới 5 phút để kết thúc ngày làm việc của mình. Với 5 phút đó, bạnsẽ làm gì?
Đó là việc đánh giá lại toàn bộ công việc đã làm ở trong ngày, hỏi bản thân mình xem đã làm những gì? Kết quả ra sao?
Đạt kế hoạch hay là vượt kế hoạch? Thỏa mãn hay chưa thực sự ghi nhận?
Mọi thứ đã coi như hoàn tất và dù thế nào, bạn đã đem hết sức lực vào công việc. Do đó, khi rời khỏi công ty, bạn sẽ mang theo cảm giác mình đã làm được nhiều việc hữu ích. Đó là sự thành công lớn nhất.
Cách lập kế hoạch làm việc trong ngày
Duy trì lịch làm việc mỗi ngày có thể giúp cho bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn, có thể làm được nhiều việc hơn, ít quên công việc hay là bị phân tâm. Duy trì hoạt động lên kế hoạch làm việc có thể sẽ đòi hỏi một chút thời gian để làm quen nhưng bạn sẽ nhận lại được rất nhiều lợi ích từ việc này, có thể giảm bớt căng thẳng và kiểm soát tốt hơn các hoạt động của công.
Cách lập kế hoạch làm việc trong ngày
- Chuẩn bị một cuốn lịch.
- Sắp xếp nhiệm vụ
- Lựa chọn nhiệm vụ ưu tiên.
- Đánh dấu nhiệm vụ được ưu tiên.
- Đặt kỳ hạn cho từng nhiệm vụ
- Thêm thời gian nghỉ vào lịch làm việc.
- Dậy sớm hơn vào ngày đầu tuần.
- Tưởng tượng về ngày thứ ba.
- Mỉm cười vào ngày thứ Tư
- Tạo không gian thoải mái làm việc vào ngày thứ 5
Làm thế nào bạn có thể áp dụng quy tắc này ngay lập tức:
1. Áp đặt một ý thức về trật tự trong cuộc sống của bạn bằng cách lập một danh sách chi tiết gồm tất cả những điều đơn lẻ mà bạn phải làm cho tương lai có thể nhìn thấy trước.
2. Phân tích danh sách của bạn một cách cẩn thận và đặt những ưu tiên lên các mục trước khi bạn bắt đầu. Đừng bao giờ để sự cám dỗ dẫn bạn đến việc giải quyết những việc nhỏ trước.
3. Đặt ra kỉ luật cho mình để chỉ thực hiện những hoạt động có tác động lớn nhất và có ảnh hưởng lớn nhất đối với cuộc sống của bạn. Thực hiện chúng một cách nhanh chóng và xuất sắc. Một khi bạn đã xây dựng được thói quen lập kế hoạch và sắp xếp các ưu tiên rồi, mức căng thẳng của bạn sẽ giảm xuống, sản lượng của bạn sẽ tăng lên, và nghề nghiệp của bạn sẽ được chắp cánh.
Kiến Minh tổng hợp
