Nhân viên của bạn có hay báo ốm, biện hộ rằng giao quá nhiều việc hoặc "không đủ thời gian", hoặc cố gắng hoàn thành công việc cho đồng nghiệp. Nguyên nhân thuộc về 1 trong những chiếc bẫy động lực cản trở sự phát triển của nhân viên.
Động lực là tinh thần sẵn sàng hoàn thành công việc bằng cách bắt đầu thay vì chọn trì hoãn. Nó giúp chúng ta kiên trì đối mặt với sự xao lãng của bản thân, nỗ lực toàn bộ về mặt tinh thần để đạt đến thành công. Điều này chiếm 40% thành công trong các dự án lớn.
Tuy nhiên, các nhà quản lý thường không biết cách tạo động lực giúp nhân viên giảm bớt áp lực. Thông qua quá trình nghiên cứu và đánh giá, chúng tôi cho rằng chìa khóa cho các nhà quản lý là phải xác định được nguyên nhân khiến nhân viên bị mất động lực. Từ đó cho ra các chiến lược để giúp họ thiết lập được mục tiêu rõ ràng trong công việc.
Trước khi làm một việc gì đó, việc đánh giá thật kỹ rủi ro gây thất bại để tạo động lực là rất quan trọng. Không nên áp dụng chiến lược sai lầm, ví dụ: Bạn muốn thúc giục nhân viên làm việc chăm chỉ hơn, nhưng lại thách thức họ rằng họ không đủ năng lực để làm được những công việc đó. Điều đó sẽ vô tình gây phản tác dụng, làm cho nhân viên chán nản và mất động lực làm việc.
Các nguyên nhân làm mất động lực chúng tôi chia ra thành 4 loại, gọi là những cái bẫy động lực. Cụ thể, 1) giá trị không phù hợp, 2) thiếu tự tin, 3) chi phối cảm xúc, và 4) phân bổ chưa phù hợp. Mỗi cái bẫy đều mang những nguyên nhân riêng biệt và sẽ đi kèm với các cách giải quyết khác nhau để giúp nhân viên giảm bớt áp lực.
Dưới đây là 4 bẫy động lực và từng chiến lược đặt ra để giúp nhân viên tránh khỏi chúng:
Giá trị không phù hợp - Tôi không có hứng thú làm việc đó.
Biểu hiện: Khi một nhiệm vụ không có liên quan hoặc giá trị mang lại cho người lao động không xứng đáng, họ sẽ không có động lực để thực hiện nó.
Cách giải quyết: Tìm hiểu nhân viên yêu thích những công việc gì và kết nối chúng với các nhiệm vụ sao cho phù hợp. Thông thường, các nhà quản lý luôn nghĩ đến những thứ có thể tạo động lực cho chính họ và tự cho rằng chúng có thể phù hợp với nhân viên của mình. Cách tốt nhất là bạn nên tham gia vào các cuộc trò chuyện, tìm hiểu và xem xét quan điểm của từng cá nhân để xác định nhân viên của bạn quan tâm điều gì. Theo đó, chúng ta sẽ giao nhiệm vụ phù hợp với giá trị và năng lực của họ.
Có nhiều loại giá trị khác nhau mà bạn có thể đưa ra. Một là giá trị về sự hứng thú, hoặc mức độ hấp dẫn về mặt trí tuệ của một nhiệm vụ. Đối với điều này, tìm ra liên hệ giữa nhiệm vụ và những yếu tố mà nhân viên đang quan tâm. Tìm ra được cách đồng nhất giữa công việc với từng năng lực cá nhân phù hợp, để nhân viên có thể tự tin thể hiện, chẳng hạn: tham gia làm việc nhóm, phân tích giải quyết vấn đề hoặc chịu áp lực khi làm việc.
Giá trị về tầm quan trọng biểu thị mức độ quan trọng của một nhiệm vụ đối với nhân viên. Tìm ra cách làm nổi bật tính quan trọng của nhiệm vụ để nhân viên có thể mang lại giá trị và sứ mệnh cho nhóm hoặc công ty. Cuối cùng, giá trị lợi ích là thước đo thưởng phạt khi hoàn thành tốt hoặc chưa tốt trong một nhiệm vụ so với các lợi ích khác.
Bạn nên đưa ra các yêu cầu hoàn thành nhiệm vụ một cách cụ thể, đưa đến cho nhân viên những mục tiêu lớn hơn và tránh bị thất bại. Về cơ bản, đôi khi bạn cũng nên yêu cầu nhân viên linh động hơn khi thực hiện một nhiệm vụ mà họ không mong muốn. Chúng ta nên nói rõ với họ về những lợi ích trong tương lai khi họ làm việc đúng năng suất và những rủi ro họ cần tránh.
Khi một nhân viên không có những giá trị phù hợp với nhiệm vụ ngay từ đầu, các giá trị chưa phù hợp đó có thể không thể hiện ra ngay cho ta thấy. Cách tốt nhất cho nhà quản lý là cố gắng thu hút nhiều giá trị hơn. Một hoặc hơn trong số chúng có thể khiến nhân viên phát triển hơn.
Thiếu tự tin - Tôi không nghĩ là tôi có thể làm được việc này.
Biểu hiện: Khi người lao động tin rằng họ thiếu năng lực để thực hiện một nhiệm vụ, họ sẽ không có động lực để làm điều đó.
Cách khắc phục: Xây dựng cảm giác tự tin và năng lực cho nhân viên. Điều này có thể thực hiện theo một vài cách. Cách thứ nhất, chỉ ra những thời điểm trong quá khứ mà họ đã vượt qua được những thử thách tương tự. Có thể đưa ra một vài ví dụ của những người khác đang có tình trạng giống họ, cũng đã vượt qua những thử thách giống vậy theo một cách nào đó mà họ cũng có khả năng làm được. Xây dựng cảm giác tự tin từng ngày bằng những thử thách khó hơn, hoặc chia nhỏ công việc hiện tại thành những phần họ có thể kiểm soát được.
Thông thường, những nhân viên thiếu tự tin đều cho rằng việc hoàn thành một nhiệm vụ sẽ cần đầu tư nhiều thời gian và công sức hơn so với khả năng họ đang có. Bạn nên giải thích với họ rằng họ hoàn toàn có năng lực để thành công, chẳng qua là họ chưa nhận ra khả năng thật sự của mình. Song song đó, bạn cũng động viên họ nỗ lực nhiều hơn, và bày tỏ sự tin tưởng rằng những nỗ lực đó sẽ dẫn họ đến thành công. Sẽ thật hữu ích nếu các nhà quản lý có thể hỗ trợ họ trong khi công việc được tiến hành.
Đôi khi, có một vài nhân viên sẽ có chút khó khăn trong việc tạo động lực. Họ thiếu động lực bởi vì họ cảm thấy mình đang quá giỏi. Những nhân viên tự tin rằng năng lực của bản thân quá cao thường tự xây dựng cho mình những động lực khó khăn hơn khi thực hiện các thử thách. Người quá tự tin thường mắc sai lầm, ngay cả khi họ biết rõ mình đang làm gì. Khi họ sai, họ sẽ khăng khăng rằng đó là tiêu chí để đánh giá sự thành công trong nhiệm vụ có lỗ hỏng, vì vậy họ không có trách nhiệm gì về những thất bại của mình.
Khi quản lý những nhân viên như vậy, điều quan trọng là bạn đừng nên thách thức khả năng hoặc chuyên môn của họ. Thay vì vậy, hãy chứng minh cho họ thấy rằng họ đã đánh giá sai những yêu cầu của nhiệm vụ và cần một cách thực hiện nhiệm vụ khác.
Cảm xúc chi phối - Tôi quá khó chịu khi làm việc này.
Biểu hiện: Khi nhân viên bị cuốn vào những cảm xúc tiêu cực chẳng hạn như lo lắng, tức giận hoặc trầm cảm, họ sẽ không có động lực để thực hiện công việc.
Giải pháp: Hãy nói chuyện riêng với họ. Nói với họ rằng bạn muốn hiểu được tại sao họ lại khó chịu và tích cực lắng nghe họ, và đừng nên tán thành hay không đồng tình. Không phán xét khi biết được những gì đang khiến nhân viên khó chịu. Sau đó, đúc kết vấn đề mà họ đang gặp phải và trò chuyện cho tới khi họ trút được sự khó chịu ra ngoài. Khi con người cảm thấy họ đã được thấu hiểu, những cảm xúc tiêu cực sẽ dịu đi một chút. Sẽ tốt hơn nữa nếu bạn nói với họ rằng bạn muốn suy nghĩ thêm về những gì họ đã nói và hẹn gặp họ vào ngày hôm sau để trò chuyện tiếp. Điều này sẽ giúp người đó kiểm soát cảm xúc của họ tốt hơn.
Sự tức giận của một người thường xuất phát từ một người hoặc một thứ gì đó tác động hoặc gây hại đến họ. Bạn nên cố gắng thuyết phục một nhân viên đang nóng giận điều chỉnh lại tâm trí của họ, bằng cách nói với họ rằng mọi chuyện xảy ra là do sai sót hoặc tai nạn chứ không phải cố tình.
Đưa ra những phương hướng mà họ có thể áp dụng để tránh những rủi ro không đáng có. Sự trầm cảm đôi khi được xuất phát từ việc nhân viên nghĩ rằng họ không có đủ năng lực xứng tầm với những thành viên khác ở một khía cạnh nào đó.
Trong trường hợp này, hãy thường xuyên giúp đỡ để họ biết rằng họ không "tệ" hoặc "không xứng", mà chỉ cần nỗ lực nhiều hơn để thực hiện công việc hiệu quả hơn. Hãy cho họ nhờ đến sự giúp đỡ của bạn. Những nhân viên có tâm lý hay lo lắng hoặc sợ hãi vẫn sẽ đạt được những kết quả tích cực, nếu nhận được sự chỉ dẫn khi thực hiện công việc.
Cùng với đó, bạn hãy cho họ những lời động viên, nhắc nhở họ rằng họ có khả năng và có thể thành công với tất cả nỗ lực của mình.
Động lực cũng có bên ngoài nơi làm việc. ví dụ: Bạn có thể giúp nhân viên bằng cách cho họ tham gia các buổi tư vấn để họ học hỏi và nhận thức được nhiều thứ hơn giúp họ bình tĩnh, suy nghĩ và hành động tốt hơn.
Lỗi phân bổ công việc - Tôi không biết việc này sai ở đâu.
Biểu hiện: Khi nhân viên không thể xác định chính xác lý do họ phải cố gắng thực hiện một nhiệm vụ, hoặc khi họ cho rằng những nỗ lực mà họ bỏ ra là ngoài tầm kiểm soát, họ sẽ không có động lực để thực hiện công việc.
Cách khắc phục: Hãy giúp nhân viên nhận thực rõ hơn về lý do khiến họ phải nỗ lực cho một nhiệm vụ nào đó. Lỗi phân bổ công việc thường bị khiển trách khi nhân viên luôn tìm cớ để tránh làm việc như: báo ốm, biện hộ rằng giao quá nhiều việc hoặc "không đủ thời gian", hoặc cố gắng hoàn thành công việc cho đồng nghiệp. Vì vậy, bạn nên giúp nhân viên xác định tại sao những công việc khó thực hiện đó có thể giúp họ vượt qua được sự tránh né.
Nếu họ xác định được một nguyên nhân ngoài tầm kiểm soát của họ, ví dụ: đổ lỗi cho người khác, hoặc một thiếu sót mà bản thân họ cũng không thể sửa được, thì hãy đưa ra những nguyên nhân khác cũng ngoài sự kiểm soát của họ. Chẳng hạn như họ sẽ phải đảm nhận một chiến lược mới hoặc một kế hoạch cao cấp hơn, để họ thấy rằng những khó khăn đang mắc phải chưa phải là quá nghiêm trọng.
Với một trong bốn bẫy động lực trên, bí quyết là hãy suy nghĩ toàn diện hơn về những gì đang cản trở nhân viên khởi đầu, kiên trì, và giữ vững nỗ lực về tinh thần. Nghiên cứu cho thấy rằng các nhà lãnh đạo có thể làm nhiều hơn thế nữa để chẩn đoán những vấn đề về động lực mà nhân viên đang gặp phải. Khi động lực không còn, hãy xác định chính xác nhân viên đang mắc phải cái bẫy nào - và chỉ áp dụng sự can thiệp đúng mục tiêu - từ đó có thể đưa mọi thứ hoạt động trở lại bình thường.
Mai Phương
